Personuppgiftspolicy

Din personliga integritet är viktig

Mattecentrum värnar om din personliga integritet och din rätt att själv ha kontroll över dina personuppgifter.

Vår integritetspolicy är framtagen för att du som är engagerad i Mattecentrum ska veta hur dina personuppgifter behandlas, hur länge vi lagrar dem samt vad de används till. Vi vill att du har förståelse för hur dina personuppgifter hanteras och att du har kännedom om var du ska vända dig om du har några frågor.

Vår verksamhet

Mattecentrum är en ideell förening som erbjuder gratis läxhjälp i matematik till barn och unga och arbetar med aktiviteter för att uppmuntra intresset för matematik. Vi finns i städer över hela Sverige och driver fler än 100 räknestugor varje månad. Genom våra digitala tjänster matteboken.se, pluggakuten.se och formelsamlingen.se hjälper vi elever runt om i hela landet med sina studier. Vi vill verka för en likvärdig kunskapsinhämtning och att öka kunskapen i och intresset för matematik.

För att bedriva den här verksamheten behöver vi medlemmar, volontärer och samarbetspartners och för att ha det behöver vi kunna behandla personuppgifter. Vi behöver dina personuppgifter för att skicka ut information om våra aktiviteter, för att styrka vår ansökan till Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor, MUCF. Vi är beroende av detta medel för att bedriva den verksamhet som du är engagerad i. Vi behöver även dina personuppgifter för att kunna genomföra vår internrevision samt för att säkra oss om att du som medlem blir ansluten till den medlemsförening som ligger geografiskt närmast din bostadsort.

Inom Mattecentrum så är riksorganisationen personuppgiftsansvarig, medan våra medlemsföreningar fungerar som personuppgiftsbiträden. Det innebär att medlemsföreningarna hanterar uppgifter om personer som är engagerade inom deras respektive områden, men att riksorganisationen tar ansvar för att det sköts på ett likvärdigt och korrekt sätt var du än bor i Sverige.

Dessa uppgifter behöver vi

För att bedriva vår verksamhet behöver vi medlemmar, volontärer och samarbetspartners av olika slag. För att ha det behöver vi kunna behandla och lagra personuppgifter.

För medlemmar i föreningen behöver vi uppgifter för att kunna styrka att våra medlemslistor är korrekta, samt för att säkra att varje person knyts till rätt medlemsförening geografiskt. Vi använder samma uppgifter i anonymiserad form då vi ansöker om medel från myndigheter och andra organisationer. Vi använder även personuppgifterna för att kunna skicka relevant information till våra medlemmar, dels om föreningsdemokratiska händelser som årsmöten och dels om aktiviteter som en medlemsförening eller Mattecentrum riks arrangerar eller deltar i.

För volontärer behöver vi vissa uppgifter för att kunna kommunicera kring allt det praktiska som krävs för att bli introducerad som volontär och vara delaktig i verksamheten. För samarbetspartners behöver vi uppgifter dels för att bibehålla och utveckla samarbetet och dels för att kunna nå nya potentiella kontakter. Detta innebär till exempel att vi regelbundet skapar interna kontaktlistor till olika skolor och bibliotek.

De uppgifter vi behöver för att du ska kunna bli medlem i Mattecentrum är e-postadress samt personnummer/samordningsnummer som vi i sin tur använder för att inhämta namn och adress från folkbokföringen. För volontärer behöver vi också telefonnummer. Vi registrerar också att ett utdrag ur belastningsregistret är påsett för varje volontär.

Vi använder dina personuppgifter till lagring, marknadsföring av arrangemang, utskick om vår verksamhet, stickprov vid internrevision både lokalt och nationellt, underlag för intern fördelning av medel (i anonymiserad form), uppdatering och radering vid behov samt underlag för anonymiserad statistik.

För medlemmar under tretton år inhämtar vi samtycke från vårdnadshavare för insamling och lagring. Det gäller vid tecknat medlemskap på www.pluggakuten.se eller genom medlemsformuläret på vår hemsida. Det gäller även när vi medlemsrekryterar på skolor, fritidsgårdar, mässor etc, då vi använder samma formulär.

Vem som tar del av dina personuppgifter

För att garantera högsta möjliga säkerhet både tekniskt och juridiskt har vi valt att arbeta med ett antal verktyg och externa parter. Det gör vi för att kunna bedriva vår verksamhet med en trygg hantering av personuppgifter. Vi har en specialistpartner som hanterar våra medlems- och volontärlistor och vi arbetar med dokument och e-postkommunikation på ett säkert sätt. Utöver det synar vi också löpande alla externa tjänster som används för kommunikation bland volontärer för att säkra en hög nivå av datasäkerhet. Det kan också handla om att vi tar in en extern part för att utföra undersökningar, enkäter eller andra analyser på uppdrag av oss.

Det ovannämnda innebär att dina personuppgifter blir tillgängliga för vissa parter utanför Mattecentrum. Detta sker dock enbart efter att vi som personuppgiftsansvariga noggrant kontrollerat och säkrat att de hanterar dina uppgifter på ett korrekt sätt. Dina uppgifter är alltid under Mattecentrums kontroll och de används endast för de syften som vi, och ytterst du, accepterar som en del av föreningens verksamhet. Detta är vi särskilt noga med i de fall då en extern part håller sin lagring helt eller delvis utanför EU/ESS. Mattecentrum tillser alltid att det finns ett personuppgiftsbiträdesavtal som garanterar att de personuppgifter vi är ansvariga för hanteras enligt vår policy.

Notera att Mattecentrum aldrig delar dina personuppgifter till våra sponsorer. Mattecentrum säljer aldrig dina uppgifter till tredje part. I enstaka fall kan vi dela uppgifter med till exempel en journalist som vill intervjua en person som är engagerad i Mattecentrum, eller en organisation som vi samarbetar med. Detta görs dock endast efter godkännande från den berörda personen eller organisationen. Motsvarande gäller för artiklar och inlägg på sociala medier som vi själva skapar.

Om cookies

När du använder våra hemsidor samlas uppgifter in via cookies. Då lagras informationen om din användning och vilka sidor som besöks. Det handlar t.ex. om teknisk information om din enhet och internetuppkoppling såsom operativsystem, webbläsarversion, IP-adress. Om du inte accepterar användadet av cookies kommer inga textfiler att lagras. Det kan dock medföra att våra hemsidor inte kommer kunna användas fullt ut.

För dig som är medlem på Pluggakuten

För dig som även är medlem på Pluggakuten hanterar vi också personuppgifter som användarnamn och lösenord, samt anonymiserade IP-adresser. Ditt användarnamn behandlar vi som en pseudonymiserad personuppgift så länge du är medlem i Mattecentrum. Om du avslutar ditt medlemskap så betraktar vi ditt användarnamn som en anonymiserad personuppgift efter att dina övriga uppgifter tagits bort ur våra register. Det gör vi för att ingen ny användare ska kunna ha ditt tidigare namn - därför rekommenderar vi starkt att välja ett användarnamn som inte går att koppla till dig som person.

Så här länge sparar vi dina personuppgifter

Mattecentrum sparar dina personuppgifter under perioden du är engagerad i föreningen. Därefter har vi kvar dem i våra register i upp till maximalt två år efter ditt utträde ur föreningen. Detta gör vi för att underlätta ifall du vill förnya ditt medlemskap, ditt volontärskap eller vårt tidigare samarbete. Vi gör det även för att säkra att vi uppfyller vad som krävs enligt lagstadgade lagringstider. Vi behåller också uppgifterna under en tid för att kunna informera tidigare engagerade om vad Mattecentrum gör inom vår verksamhet. Efter två år använder vi endast dina personuppgifter i anonymiserad form för statistiska ändamål, till exempel för att kunna följa hur många medlemmar vi har under en längre tidsperiod.

Vi har endast tre undantag då vi lagrar personuppgifter längre än två år.

1. Förtroendevalda personer på lokal och nationell nivå. För dessa sparar vi namn, befattning och stad i våra arkiv. Detta gör vi för att värna och bevara föreningens historia för framtiden.

2. Signerade protokoll från riks och medlemsföreningarna sparas också utan tidsbegränsning.

3. Om vi fått information från rättsväsendet om att en person kan utgöra en fara för de barn och unga som deltar i vår verksamhet. Då sparar vi uppgifter så att denna person inte kan engagera sig i föreningen igen.

Vi behöver en laglig grund

För att behandla dina personuppgifter behöver vi ha en laglig grund. Hur den ser ut beror på hur du är engagerad i Mattecentrum.

För att lagra dina uppgifter som medlem inhämtar vi samtycke. Därtill behöver vi också dessa uppgifter för att kunna uppfylla våra skyldigheter mot annan svensk lagstiftning, som till exempel sekretesslagen och bokföringslagen. Du har alltid rätt att återkalla ditt samtycke genom att kontakta oss.

I all vår behandling av personuppgifter för medlemmar, volontärer och samarbetspartners utgår vi från två grundförutsättningar:

1. Vi utför endast sådana behandlingar som ligger tydligt inom ramen för vad en person/organisation kan förvänta sig när de engagerar sig i föreningen.

2. Vi behandlar endast i yttersta undantagsfall uppgifter av känslig karaktär.

Mattecentrum lutar sig därför i främsta hand mot att vi har ett så kallat berättigat intresse för de personuppgiftbehandlingar vi utför. Det kan handla om att marknadsföra oss som förening till nya intresserade, förbättra och övervaka hur vår webbplats fungerar, genomföra marknadsundersökningar samt kommunicera förändringar i Mattecentrums villkor och policydokument. Du har alltid rätt att ifrågasätta intresseavvägningen vi gör och till exempel begära att vi slutar sända e-post om aktiviteter till dig. För arkivering av förtroendevaldas uppgifter lutar vi oss mot att det finns ett historiskt intresse.

Det här är dina rättigheter

Du har rätt att få tillgång till dina uppgifter. En gång per år har du rätt att få information om vilka personuppgifter som är registrerade hos Mattecentrum.

Du har rätt att bli bortglömd. Du har rätt att begära att Mattecentrum raderar dina personuppgifter om du skulle vilja. Det kan dock finnas legala skyldigheter som hindrar oss från att omedelbart radera dina personuppgifter. Notera också särskilt att om vi raderar några eller alla av de uppgifter som vi behöver för våra medlemmar så upphör ditt medlemskap.

Du har rätt att rätta dina uppgifter. Du har alltid rätt att korrigera felaktig eller ofullständig information om dig själv.

Du har rätt att begränsa dina uppgifter. I vissa fall har du rätt att kräva att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Med en begränsning markeras dina uppgifter så att de endast får behandlas i vissa avgränsade syften.

Du har rätt att motsätta dig att dina uppgifter behandlas. I vissa fall har du rätt att motsätta dig att vi behandlar dina personuppgifter. Om en annan lag ligger till grund för behandlingen går det dock inte.

Du har rätt att föra fram klagomål till Datainspektionen. Du kan alltid lämna in ett klagomål till Datainspektionen om du anser att Mattecentrum behandlar dina personuppgifter i strid med GDPR.

Du har rätt till dataportabilitet. Om du lämnat dina personuppgifter har du i vissa fall rätt att få ut och använda dessa på annat håll. Mattecentrum är då skyldiga att underlätta en sådan överflyttning av personuppgifter.

Kontakta oss gärna om du har några frågor

Du är alltid välkommen att kontakta oss om du har frågor eller vill ha mer information. Mattecentrum har även ett dataskyddsombud som du kan kontakta direkt vid frågor om vår integritetspolicy.

Postadress:
Mattecentrum
The Park Söder
Magnus Ladulåsgatan 1
118 65 Stockholm

E-post: medlem@mattecentrum.se

Dataskyddsombud
Ellen Eriksson, Generalsekreterare
Telefon: 070-719 92 61
E-post: ellen@mattecentrum.se